Per rendere il remote working più efficiente esistono strumenti, che una volta scoperti cambieranno per sempre il tuo modo di lavorare. Vediamoli insieme

Come ottimizzare il lavoro a distanza

Il remote working è ormai la normalità. Molte aziende hanno intensificato questa modalità lavorativa e secondo alcuni studi è impossibile tornare indietro. Le abitudini dei lavoratori, infatti, sono cambiate: quello che sembrava uno “strano” modo di lavorare oggi è sempre più apprezzato.

Ma come ottimizzare il lavoro a distanza? La tecnologia ci viene in aiuto con strumenti che migliorano l’organizzazione e la gestione delle mansioni. Non solo. Decisive, infatti, anche quelle applicazioni che agevolano la comunicazione tra i membri del team. Con il remote working la comunicazione ha perso quella parte “non verbale” e risulta ancora più importante riuscire a comunicare efficacemente.

Ecco 6 tools di cui non potrai più fare a meno

1. Facebook Workplace

Si tratta di una piattaforma lanciata nel 2017, che replica le medesime funzionalità di Facebook, ma con caratteristiche prettamente aziendali.

Facebook Workplace è una sorta di profilo aziendale, per riunire in un unico “spazio virtuale” i colleghi. Oltre alla chat, si ha la possibilità di creare gruppi relativi ai vari team o addirittura creare un gruppo per ogni lavoro da gestire, inserendo le figure con le quali si collabora.  Si possono creare eventi e anche delle “stanze” per le videochiamate. Interessante che nella chat si possono mandare tutti i file che si vogliono, anche preoccuparsi delle dimensioni. Altra funzione da non sottovalutare è la sezione “notizie”, per rimanere sempre aggiornato sulle ultime news dell’azienda e dare comunicazioni all’intero team. Si può, inoltre, avere l’organigramma dell’azienda: questo permette di capire subito chi fa cosa e a chi rivolgersi per ottenere un certo supporto.

2. Zoom Meeting

È un software usato principalmente per comunicare, organizzando videoconferenze, riunioni e classi virtuali e si distingue da altri applicativi simili (Teams, Meet) per la sua facilità di utilizzo. Una funzione utile è la condivisione dello schermo, perché permette di collaborare insieme ad un progetto, discutendo delle slides o altri contenuti. Lo schermo si può condividere con 100 partecipanti e possono ascoltare il tuo intervento fino a 10 mila persone.

Con il remote working questa risorsa è utilizzata non solo per rinsaldare la comunicazione tra il team, ma anche per seguire dei clienti esterni. Non essendo più presente un ufficio fisico, spesso ci si trova in difficoltà nell’organizzare il lavoro con i propri clienti. Zoom Meeting è utile proprio perché permette delle calls in alta qualità, che si possono anche registrare, qualora ci sia necessità di riascoltare le richieste del cliente. È una piattaforma di norma gratuita, le versioni “pro” e “business”, però, consentono di effettuare riunioni e conferenze senza limiti di tempo e con la possibilità di aggiungere maggiori partecipanti.

3. Slack

Ed è ecco un altro strumento dedicato alla comunicazione tra i membri del team. Non è una semplice chat, perché Slack offre una serie di funzioni, che agevolano l’organizzazione stessa del lavoro. Slack permette di gestire “team” e “canali”, così da tenere separato ogni compito ed ogni progetto.

I team possono parlare tra loro ma anche in privato, mentre i canali permettono di concentrare la discussione su una parte del progetto, come la ricerca di risoluzioni per un nuovo piano marketing. All’interno del team o del canale, possiamo anche assegnare degli amministratori o dei moderatori, come se fossero dei veri e propri leader.

Anche con Slack è possibile avviare delle videoconferenze, la cui durata ed estensione dipendono, di nuovo, dalla versione gratuita o a pagamento.

Una delle funzioni più interessanti di Slack è l’integrazione di numerosi strumenti di lavoro: si crea, così, una piattaforma che permette un’organizzazione del lavoro a 360°. Possiamo integrare nell’interfaccia, infatti, Google Drive, Microsoft, Onedrive, Microsoft Outlook, Google Calendar, Zoom e altri servizi.

4. ClickUp

ClickUp è uno strumento di project management. È davvero utile perché permette di utilizzare una sola app per pianificare, organizzare e collaborare.

Si va, infatti, dalla gestione dei vari step di progetto al time management, alla reportistica, alla collaborazione fra elementi del team. Si possono organizzare diversi “spazi”, come se fossero dei reparti dell’azienda. Per ogni space ci sono dei parametri diversi da impostare e si può customizzare un template per i progetti che sono contenuti. All’interno di uno space, si inseriscono, appunto, i progetti. Questi ultimi, a loro volta, racchiudono varie attività, chiamate “task”. Si ha la possibilità di visualizzare le task con tre diverse modalità: calendario, a lista, a board, secondo le nostre esigenze.

Una funzione interessante è la divisone delle tasks in “sub-tak”, così da poter segmentare il lavoro in più obiettivi quotidiani. Sappiamo quanto è difficile organizzare il tempo con il remote working e questa funzionalità può essere davvero di aiuto. Per ogni attività, inoltre, è possibile modificare lo stato, assegnare un utente, stabilire le tempistiche, le priorità, modificare il tempo effettivo impiegato e aggiungere allegati.

5. Hubspot

Hubspot è uno strumento utile per il team di marketing e sales. È pensato per ottimizzare e automatizzare tutte le attività di marketing e vendita, aiutando a trasformare i contatti in opportunità commerciali e garantendo, quindi, un considerevole risparmio di tempo.

Nella piattaforma ci sono varie funzioni: è possibile, infatti, aggiungere pagine web, creare blog, gestire il social advertising, impostare sequenze di email e monitorare il flusso di interazioni con lead e clienti.

Queste operazioni possono essere analizzate per capire le varie strategie marketing da adottare e il comportamento degli utenti. Al centro del marketing, infatti, si pongono le persone che, attraverso dei contenuti ben studiati, vengono accompagnate nel percorso di consapevolezza, interesse e acquisto.

Su questa scia vale la pena nominare anche Mailchimp, un servizio di email marketing, che permette di gestire i report delle campagne, le liste di utenti con varie segmentazioni, oltre a consentire la composizione e invio di email in maniera facile.

6. Canva

Canva è essenzialmente uno strumento di grafica, usato spesso in alternativa a Photoshop.

Per il remote working è utile perché permette di creare e personalizzare grafiche, slides di ogni progetto in modo intuitivo, favorendo la collaborazione tra i membri del team. Il risultato è di altissimo livello, pur nella versione gratuita.

Canva favorisce il lavoro di squadra perché permette di concedere ad altri l’accesso al nostro progetto, abilitando le modifiche. È utile anche per trovare delle foto e inserirle, ad esempio, in articoli scritti su WordPress, oltre che creare delle belle grafiche per i canali social dell’azienda.

Un altro applicativo che permette di collaborare su un progetto è Miro, perché offre una lavagna collaborativa che consente di realizzare brainstorming, di creare e pianificare insieme i progetti. La lavagna è basata su cloud ed è pensata proprio per gli utenti che lavorano da remoto. Miro supporta inoltre Google Documenti, Fogli, Moduli, Immagini e Gmail ed integra anche prodotti Microsoft, come OneDrive, Azure, Teams e Office.